هر شرکت و یا موسسه بعد از اینکه به ثبت رسید و آگهی تأسیس آن صادر شد باید طی دو ماه در دارایی تشکیل پرونده داده و جهت اخذ کد اقتصادی اقدام نماید. پلمپ دفاتر کد اقتصادی شماره ای است 12 رقمی که برای اشخاص حقیقی و حقوقی که به تولید کالا و خدمات اشتغال دارند، وضع شده است. این کد جهت شناسایی شرکت در واحد مالیاتی استفاده می شود.بر این اساس، مطابق قانون مالیاتی تصویب شده،تمامی شرکت های ثبت شده ملزم به اخذ کد اقتصادی می باشند.
اشخاص حقیقی یا حقوقی که کد اقتصادی نداشته باشند روند مالیاتی آنها با مشکل روبه رو خواهد شد و در صورتی که پرونده مالیاتی تشکیل ندهند در مقابل ضوابط وقوانین سازمان امور مالیاتی کشور علی الراس شناخته می شوند.
اشخاص مکلف به اخذ کد اقتصادی:
1- تمامی اشخاص حقوقی که در زمینه ی تولید، مونتاژ، صادرات و واردات، توزیع کالاها و امور خدماتی فعالیت دارند.
2-تمامی اشخاص حقیقی که در زمینه تولید، مونتاژ، صادرات و واردات، توزیع کالا و خدمات فعالند.
اشخاص حقیقی باید دارای پروانه ی کسب و کار از مراجع مربوطه بوده و محل فعالیت تجاری داشته باشند و شرایط لازم را برای اخذ کد اقتصادی داشته باشند.
همان طور که گفته شد،برای اخذ برگه ی کد اقتصادی نیاز است ابتدا برای شرکت مورد نظر تشکیل پرونده ی مالیاتی داد. اشخاص حقیقی یا حقوقی نامبرده که اقدام به تشکیل پرونده مالیاتی ننمایند در برابر ضوابط و قوانین سازمان امور مالیاتی کشور ،علی الراس شناخته می شوند.
اشخاص غیر مکلف به اخذ کد اقتصادی:
1-مساجد و تکایا
2-اشخاص حقیقی که به فعالیت هنری از قبیل فیلمسازی و فعالیت های مرتبط،طراحی،خطاطی،نقاشی،نویسندگی،ترجمه کتاب،گرافیک و ویراستاری اشتغال دارند.
3-اشخاص حقیقی که به فعالیت تحقیق و یا مشاوره فنی اشتغال دارند.از جمله اعضای هیات علمی دانشگاه ها و مراکز آموزش عالی
4-اتحادیه های امور صنفی( به موجب مواد 4 و 23 قانون نظام صنفی،اتحادیه های مجاز به فعالیت های اقتصادی نمی باشند.)
5-اشخاص حقیقی که به فعالیت پیمانکاری اشتغال دارند و شرایط مذکور در بند(الف-2) این دستورالعمل را دارا نمی باشد بشرط آنکه ارزش پیمان و یا مبلغ دریافتی کل پیمان های آن ها در یکسال شمسی از مبلغ پنجاه میلیون ریال بیشتر نباشد.
مراحل اخذ کد اقتصادی فعلی(12 رقمی):
همان طور که گفته شد،برای دریافت کد اقتصادی باید تا 2 ماه پس از ثبت شرکت و یا دریافت کارت بازرگانی،با داشتن معرفی نامه و یا وکالت نامه به اداره دارایی مستقر در محدوده فعالیت مراجعه نمایید و نسبت به تعیین حوزه مالیاتی خود و دریافت شماره اقتصادی اقدامات لازم را انجام دهید.
مدارک مورد نیاز جهت اخذ کد اقتصادی:
_دریافت دفترچه از واحد اطلاعات و خدمات اداره دارایی و تکمیل آن ها
_دریافت فرم های مربوطه از واحد ثبت و شناسایی اداره دارایی و تکمیل آن ها
_کپی مدارک شناسایی تمامی اعضای هیات مدیره
_کپی اساسنامه
_کپی اظهارنامه شرکت ( و یا شرکتنامه و تقاضانامه در شرکت های غیر سهامی)
_کپی آگهی تاسیس شرکت و تغییرات ثبتی در 2 نسخه
_کپی آگهی روزنامه رسمی و تغییرات آن
_کپی پروانه بهره برداری یا مجوز تاسیس(در صورت موجود بودن)
_کپی سند مالکیت اقامتگاه قانونی شرکت که در آگهی تاسیس قید گردیده و در صورت استیجاری بودن،کپی قرارداد اجاره که به تایید واحد مالیاتی محل وقوع ملک رسیده باشد.
_نامه شروع و یا عدم شروع به فعالیت شرکت و کپی آن بعد از ثبت در دبیرخانه
_پرداخت مالیات حق تمبر به اداره دارایی
_سایر مدارک مورد نیاز که توسط سازمان امور مالیاتی خواسته شود.
مراحل ثبت نام و اخذ کد اقتصادی جدید:
_مراجعه به سامانه سازمان امور مالیاتی به نشانی http://tax.gov.ir
_کلیک بر روی گزینه ی "ثبت نام الکترونیکی شماره اقتصادی" از منوی سمت راست و انتخاب گزینه ی "ورود به سامانه"
_کلیک بر روی گزینه ی "سامانه پیش ثبت نام کد اقتصادی"
_درج اطلاعات خواسته شده در سامانه
_پس از انجام مراحل فوق،پاکت مربوط به نام کاربری و رمز ورود توسط سازمان امور مالیاتی برای شما ارسال می گردد.
_پس از دریافت پاکت،می بایست مجدداَ به سامانه ی سازمان امور مالیاتی مراجعه نموده و با ورود به سامانه،اطلاعات خواسته شده را مطابق اسناد قانونی و ثبتی درج نمایید.
_در این مرحله در صورت نبود مشکل در اطلاعات وارد شده کد اقتصادی جدید برای شما ارسال می گردد.
چند نکته:
_جهت پیگیری از وضعیت ثبت نام کد اقتصادی می توانید با مراجعه به سامانه ی سازمان امور مالیاتی قسمت"پیگیری سریع وضعیت ثبت نام کد اقتصادی" و وارد نمودن نام کاربری و رمز ورود از آخرین وضعیت کد اقتصادی خود مطلع شوید و در صورت اعلام نقص و یا ایراد از سوی سامانه،نسبت به رفع آن اقدام نمایید.
_جهت دریافت کد اقتصادی جدید،می بایست پرونده مالیاتی خود را از سازمان امور مالیاتی تکمیل نموده و شماره واحد مالیاتی،کد اقتصادی 12 رقمی و کلاسه پرونده دریافت نموده باشید.
