اقدام به ثبت تغییرات شرکت به صورت اینترنتی نیز مانند به ثبت رسانیدن شرکت ها مقدور است. اخذکارت بازرگانی فوری منظور از تغییرات و تصمیمات شرکت ها، تمامی تغییرات و تصمیمات شرکت است که طی مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده یا در جلسات هیأت مدیره بنا به ضرورت هایی صورت می گیرد.
بعضی از تغییرات شرکت در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده و بعضی از تغییرات در صلاحیت مجمع عمومی عادی می باشد. بطور کلی تغییر کلیه مواردی که در اساسنامه وجود دارد در صلاحیت مجمع فوق العاده است. برای به ثبت رساندن تغییرات شرکت نیاز به تنظیم صورتجلسه است که ذیل آن می بایست به امضای اعضای شرکت رسیده باشد. شرکت هایی که با مجوز به ثبت رسیده اند برای تغییرات شرکت خود باید از نهادهای مختلف گروهی مجوز گرفته و صورتجلسه تغییرات را هم که به تایید مجوز درآمده همراه با اصل مدارک و مجوز به اداره ثبت شرکت ها تقدیم نمایند.
چنانچه شرکتی قصد داشته باشد بطور همزمان چند تغییر در شرکت ایجاد کند مثلاً تغییر آدرس، تغییر در سهام و... باید برای هر یک به طور جداگانه صورتجلسه تنظیم کند و برای هر کدام از آنها بطور مجزا پذیرش بگیرد و اگر صورتجلسه ای بدون پذیرش اینترنتی همراه با صورتجلساتی که در سامانه پذیرش شده اند ارجاع شود صورتجلسه نیز رد می شود. صورتجلسات باید متناسب با نوع شرکت انتخاب شود. متن صورتجلسه تایپ شده در سامانه عیناً باید با متن صورتجلسه ای که به اداره ثبت شرکت ها داده شده مطابق باشد.
بنا به ماده 200 ق.ت ثبت تغییرات ذیل در شرکت ها الزامی است:
الف-تغییر اساسنامه
ب-تمدید مدت شرکت، زاید بر مدت مقرر
ح-انحلال شرکت، حتی در مواردی که انحلال به واسطه ی انقضای مدت شرکت صورت گیرد.
د-تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکاء یا خروج بعضی از آن ها از شرکت
ه-تغییر اسم شرکت
و-در هر تقسیم راجع به مورد معین ماده ی 58 ق.ت در ماده ی نهم نظامنامه قانون تجارت، علاوه بر موارد بالا، تغییر مدیر یا مدیران شرکت هم افزوده شده است.
امروزه ثبت کلیه ی تغییرات و تصمیمات شرکت ها به صورت غیرحضوری از طریق مراجعه به پایگاه الکترونیکی http://irsherkat.ssaa.ir انجام پذیر است. متقاضیان می توانند از طریق این سامانه تقاضای ثبت تغییرات شرکت را به اداره ی ثبت شرکت ها ارسال نمایند.
برای وارد کردن اطلاعات صورتجلسه تغییرات شرکت ابتدا باید اطلاعات شرکت را پر نمود.
راهنمای ثبت تغییرات اینترنتی شرکت:
- ورود به سامانه ی تنظیم صورتجلسات
- انتخاب استان و واحد ثبتی
- پر نمودن اطلاعات شرکت
- وارد کردن شناسه ی ملی شرکت
- وارد نمودن شماره ثبت در صورت نداشتن شناسه ملی (شماره ثبت در صورتجلسه تأسیس و اساسنامه شرکت)
- انتخاب نوع شرکت (سهامی خاص، با مسؤلیت محدود و...)
- تعیین نوع صورتجلسه (مجمع عمومی عادی، فوق العاده و ...)
- تعیین تعداد اعضای حاضر درجلسه
- وارد نمودن مشخصات کامل ( نام و نام خانوادگی، شماره ملی و ...)
- مشخص نمودن سمت متقاضی
- معلوم نمودن تاریخ برگزاری جلسه، ساعت شروع و پایان جلسه
- دریافت شماره دسترسی 19 رقمی در قسمت پذیرش موقت
- مشخص نمودن نام و نام خانوادگی و سمت اعضاء امضا کننده ی دفتر
- وارد کردن تصمیمات اتخاذ شده در جلسه از فهرست نوع تصمیم
- انتخاب و وارد نمودن نام درخواستی و ثبت نام (پیشنهاد پنج نام)
- مشخص نمودن اعضای حاضر در جلسه و عنوان سمت آنها در جلسه (نوع شخص، نام شخص، مشصات شناسایی، تابعیت)
- وارد کردن شماره ملی در صورت ایرانی بودن و شماره گذرنامه در صورت غیر ایرانی بودن
- وارد کردن سمت در شرکت
- مشخص کردن ارتباط اشخاص در جلسه (نماینده و یا وکیل بودن)
- تأیید مدارک مورد نیاز بنا به تصمیمات انتخاب شده در جلسه و نوع صورتجلسه توسط متقاضی
- تایپ متن صورتجلسه (استفاده از دریافت متن پیشنهادی رایانه)
- تأییدیه پذیرش جهت ارسال صورتجلسه مکانیزه به ثبت شرکتها
ماده 6 نظامنامه ی قانون تجارت، انتشار تغییراتی را که در وضعیت شرکت ثبت شده ایجاد می شود، ضروری دانسته است. بدیهی است عدم انعکاس تغییرات مربوطه و یا هر گونه اخفاء اطلاعات که موجب ضرر و زیان و اغفال دیگران شود موجبات پاسخگویی فرد را فراهم نموده و عدم ثبت مراتب، نافی مسئولیت و جبران خسارات وارده و قصور قانونی شخص خاطی نخواهد بود.
مضاف بر آن، با عدم انتشار مواردی که نظامنامه برعهده مدیران گذاشته است، اشخاص ثالث می توانند تأثیر تغییرات را نادیده بگیرند. چرا که تغییراتی که به اطلاع آنها نرسیده است، در مقابل آنها قابلیت استناد ندارد.
