بسیاری از کسب و کارها در سراسر جهان در حال حرکت به سمت دیجیتالی شدن و فعالیت در فضای آنلاین هستند. این واقعیت که شما کاری را مانند گذشته انجام دهید هیچ اهمیتی ندارد. مهم این واقعیت است که شما چقدر سریع و کارآمد آن کار مشخص را انجام می‌دهید. کلیه سازمان ها و کسب و کارها با انواع اسناد و مدارک سروکار دارند. دیجیتال سازی در واقع پرونده های موجود در دفاتر ما را کم حجم تر می‌کند، اما استفاده از آنها و سوابق را حذف نمی‌کند. گزارش ها در فرم‌های الکترونیکی متنوع می‌شوند زیرا تایپ کردن و کپی برداری از آنها آسان‌تر است. پلت فرم مدیریت اسناد شیرپوینت یا DMS یک راه حل فنی برای مشکل مربوط به مدیریت اسناد کسب و کار شما است.
برخی از ویژگی‌های مدیریت اسناد با شیرپوینت یا DMS به شرح زیر هستند:
ایمنی و امنیت
برخلاف اسناد کاغذی و اسناد دیجیتالی که به سادگی در پوشه های اصلی قرار می‌گیرند، اسنادی که توسط سیستم مدیریت اسناد اداره می‌شوند، از امنیت بسیار بهتری برخوردار هستند. دسترسی به اسناد حساس را می‌توان در سطح پوشه کنترل کرد.
ذخیره
در مقایسه با مستندات کاغذی، داشتن تمام اسناد در یک دستگاه، صرفه جویی زیادی در فضای فیزیکی می‌کند. آنچه می‌تواند اتفاق هایی از اسناد و مدارک اختصاصی را به خود اختصاص دهد، می‌تواند یک لپ‌تاپ باشد که شامل اطلاعات کلیه کاربران نیز باشد.
مقررات و راحتی
اکثر اسناد و مدارک یک الزام نظارتی دارند. خواه یک ژورنال دانشگاهی باشد، یک سند تجاری یا یک اعلان دولتی. رعایت مقررات در این اسناد بسیار مهم است. فقدان آن می تواند به معنای رد کامل اسناد و مدارک شما باشد.
منبع:
کاربرد شیرپوینت در مدیریت اسناد
