رشد و توسعه شرکت‌ها در دوران مدرن به سطحی رسیده است که صفحه‌گسترده‌ها دیگر جوابگو نیستند. در این دوران، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی به میان آمده تا در پیشبرد اهداف سازمان به مدیریت کمک رساند. سیستم ERP اطلاعات کلیدی کسب‌وکار را جمع‌آوری می‌کند و سامان می‌دهد. به کمک این سیستم، سازمان‌ها می‌توانند عملیات‌های ناب و اثربخشی را حتی در سطح بسیار وسیع اجرا کنند.
بسیاری از متخصصان اصطلاح ERP را شنیده‌اند، اما شاید اطلاعات لازم را درباره اینکه برنامه‌ریزی منابع سازمانی چیست؟ چگونه عمل می‌کند؟ چه کاربردها و فوایدی برای کسب‌وکارها دارد؟ چگونه سیستم مناسبی را انتخاب کنیم؟ و بسیاری نکات دیگر نداشته باشند. در صورتی که شما هم می‌خواهید آشنایی جامع و کاملی درباره ERP به دست آورید، پیشنهاد می‌دهیم این مطلب از مجله حساب رایان پارس را با دقت مطالعه کنید.
سیستم ERP چیست؟
ERP مخفف عبارت Enterprise Resources Planning است که می‌توانیم آن را به برنامه‌ریزی منابع سازمانی ترجمه کنیم. این سیستم نوعی نرم افزار سیستمی برای خودکاسازی فرایندهای تجاری، ایجاد بینش و کنترل و مدیریت داخلی کسب‌وکار است. ERP یک سیستم مبتنی پایگاه داده اشتراکی است که ورودی‌های واحدهای مختلفی مانند حسابداری، تولید، مدیریت زنجیره تأمین، فروش، بازاریابی و منابع انسانی را جمع‌آوری و طبقه‌بندی می‌کند.
در واقع، برنامه‌ریزی منابع سازمانی یک پکیج نرم افزاری کاربردی جامع درون‌سازمانی، ماژولار و استاندارد محسوب می‌شود. ماژول‌های این پکیج یکپارچه و مهندسی‌شده هستند که آماده پیاده‌سازی‌اند، اما، در عین حال، می‌توان آنها را مطابق نیازهای دینامیک سازمان‌ها تنظیم و پیکربندی کرد. برای درک بهتر سیستم ERP بهتر است با یک مثال تصویری آشنا از وضعیت معمول تعدادی از شرکت‌ها ارائه دهیم:
چالش‌های معمول شرکت‌های غیریکپارچه
هدف از راه‌اندازی کسب‌وکارها این است که برنامه‌های خاصی را برای رسیدن به اهدافی معین مانند سودآوری اجرایی کنند. در فرایند اجرای برنامه‌ها، مدیران ارشد و میانی و پرسنل به اطلاعات متنوعی نیاز دارند تا بتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند. اکنون وضعیت آشنایی را تصور کنید که در آن اطلاعات مورد نیاز واحدهای مختلف، که برای اجرای فرایندها و تصمیم‌گیری‌های کلیدی ضروری هستند، به صورت جزیره‌ای در چند سیستم غیرمرتبط پخش شده‌اند.
مهم نیست که داده‌ها در نرم افزار ابتدایی مدیریت کسب‌وکار نگهداری می‌شوند یا در صفحه‌گسترده‌ها، مدیران و پرسنل چنین سازمانی به سختی می‌توانند به داده‌های مورد نیاز دسترسی پیدا کنند یا شاید هم دسترسی‌های لازم را کلاً نداشته باشند. برای مثال، ممکن است واحدهای حسابداری و برنامه‌ریزی مالی صفحه‌گسترده‌های مستقلی را ایجاد کرده و به شکل‌های متفاوتی هزینه‌ها را پیگیری کنند.
تردیدی نیست که واحدهای مختلف شرکت‌های سنتی که به سیستم ERP مجهز نشده‌اند، منابع داده‌ای متفاوتی دارند. این منابع داده‌ای نایکسان مانع همکاری مطلوب واحدها با یکدیگر می‌شود و اثربخشی فعالیت‌های پرسنل را از بین می‌برد. کارکنان زمان زیادی را برای دسترسی به اطلاعات و اسناد از دست می‌دهند و احتمال انجام کارهای تکراری و غیرضروری افزایش می‌یابد، چون مکان معینی وجود ندارد که بتوانند اطلاعات به‌روز مورد نیاز خود را درباره ابعاد مرتبط با کارشان پیدا کنند.
در این شرایط، مدیران هم نمی‌توانند مانع یا موانع پیشرفت کسب‌وکار را به درستی شناسایی کنند. پس اجرای برنامه‌ها با مشکلات، چالش‌ها و اشتباهات متعددی روبرو می‌شود و شاید سردرگمی را در سازمان چنان گسترش دهد که هدایت آن به زمان زیادی نیاز داشته باشد.
مفهوم سیستم ERP چیست؟
با توجه به آنچه گفته شد، می‌توانیم سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی را به عنوان یک راهکار نرم افزاری تعریف کنیم که کلیه فعالیت‌های واحدهای شرکت را به صورت منسجم در یک سیستم نرم افزاری یکپارچه تعیین و ایجاد می‌نماید. این سیستم اطلاعات را در یک پایگاه داده مرکزی سازمان می‌دهد و دسترسی و شفافیت میان واحدها را برای مدیران و پرسنل تضمین می‌کند.
یکپارچگی اطلاعات و داده‌های سازمان مشکل تناقض منابع داده‌ای از بین می‌برد و تحلیل سناریوهای مختلف، اندازه‌گیری پیشرفت فرایندها و تولید دستاوردهای اثربخش اصلی را تسهیل می‌کند. آشکار است وقتی که زمان کارکنان برای دسترسی به داده‌های مورد نیاز تلف نمی‌شود، افزون بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بهره‌وری در مجموعه افزایش می‌یابد.
بی‌دلیل نیست که بسیاری از مشهورترین و موفق‌ترین شرکت‌ها و سازمان‌های بین‌المللی در دهه‌های اخیر به ERP روی آورده‌اند. می‌توانیم بگوییم وقتی که سیستم ERP با توجه به نیازهای ویژه کسب‌وکار خاصی پیاده‌سازی می‌شود، آن کسب‌وکار ابزاری حیاتی را برای بهینه‌سازی عملکرد کلی تمام واحدها به دست آورده است. این نرم افزار قابلیت پیکربندی برای هر کسب‌وکار کوچک، متوسط و بزرگ را دارد، پس هزینه‌های آن را هم می‌توان مطابق نیازهای کسب‌وکار تعیین کرد.
تفاوت ERP و CRM چیست؟
کسب‌وکارهای امروزی معمولاً به دو نوع نرم افزار نیاز دارند: ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) و CRM (مدیریت ارتباط با مشتری). CRM فرایند ارتباط مشتری با کسب‌وکار شما را خودکار می‌سازد و مزایای مختلفی مانند بهبود خدمات مشتری، افزایش بهره‌وری، بهسازی نگهداشت مشتری و فروش دارد. اما سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) ارتباط روزمره فرایندهای داخلی و اداری کسب‌وکار شما را هوشمندسازی و مدیریت می‌کند.
با توجه به اینکه هر دو نرم افزار CRM و ERP موجب افزایش بهره‌وری، بهبود خودکار انجام امور و افزایش سودآوری می‌شوند، طبیعی است اگر از خودتان بپرسید که تفاوت آنها با یکدیگر چیست؟ آیا می‌توان آنها را جایگزین یکدیگر ساخت؟
اصلی‌ترین تفاوت سیستم ERP و CRM این است که نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای مدیریت یکپارچه عملیات‌ها، فرایندها و داده‌های درون سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری برای فروش و خدمات مشتری کاربرد دارد. خوب است بدانید که بسیاری از ERPها شامل ویژگی‌های CRM نیز هستند، اما CRMها هیچ‌کدام از ویژگی‌های ERP را ندارند. در هر صورت، هر دو سیستم برای رشد و توسعه کسب‌وکارها ضروری هستند و نمی‌توانید یکی را جایگزین دیگری کنید.
